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A ZR Consultoria é uma empresa especializada em consultoria empresarial, voltada para o gerenciamento, planejamento e Curso de Gestão Financeira, além de prestar serviços de Controladoria, Auditoria e ….. Continue lendo…

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Ganhar tempo também é ganhar dinheiro! Entenda sobre melhoria de processos empresariais

melhoria de processos

A administração do fluxo de caixa, a gestão de dívidas e a formação de preços são aspectos relevantes na gestão empresarial.

Mas, em muitos casos, todos esses fatores representam um enorme desafio para pequenos e médios empreendedores. E, especialmente, para quem tem pouca ou nenhuma noção em administrar um negócio. 

Nesse cenário, a tentativa de promover alguma melhoria em processos empresariais é prejudicada pela falta de conhecimento, de expertise e de planejamento. 

Consequentemente, sem melhorias eficientes, a perda de tempo e de dinheiro é algo inevitável! Você se identificou com essa situação complicada? 

Então, continue a leitura deste artigo produzido pela ZR Consultoria Empresarial, e entenda melhor como a melhoria de processos empresariais pode influenciar na produtividade e no aumento dos lucros.

O que são processos de negócios?

Os processos empresariais podem ser formais ou informais. No caso dos processos formais, tudo é documentado e possui etapas bem estabelecidas.

Por exemplo, você pode criar processos para controle do fluxo de caixa, controle de estoque, recebimento e envio de faturas, etc.

Decerto, os processos formais são importantes quando é necessário seguir normas legais, fiscais, financeiras ou relacionadas à segurança de informação

Já os processos informais são aqueles que você mesmo cria, mas não documenta, porque não exigências mais rígidas sobre tais procedimentos. 

Por exemplo, você pode pode empregar suas próprias regras a fim de realizar pesquisas de mercado ou gerir listas de fornecedores. 

Qual a importância da melhorias em processos empresariais na garantia de procedimentos mais eficientes?

Esses diferentes tipos de processos têm uma coisa em comum: todos eles são projetados para otimizar a maneira como você e sua equipe trabalham.

E quanto otimizam tempo na realização das tarefas administrativas e de gestão, mais podem focar em estratégias que visam o aumento dos lucros. 

Quando todos seguem um conjunto de etapas bem testado, há menos erros e atrasos, menos esforços duplicados e a equipe e os clientes se sentem mais satisfeitos.

Por isso, lembre-se que processos que não funcionam podem levar a vários problemas. Por exemplo:

  • Os clientes podem reclamar de baixa qualidade do produto ou do serviço;
  • Os colaboradores podem se sentir mais desmotivados;
  • Há mais riscos de retrabalho ou tarefas não concluídas;
  • Os custos aumentam;
  • Recursos são desperdiçados;
  • Gargalos podem surgir, fazendo com que você perca prazos e clientes. 

Como promover a melhorias dos processos de negócios

Quando você encontrar alguns dos problemas mencionados acima, talvez seja hora de revisar e atualizar o processo relevante. Siga estas etapas para fazer isso:

Mapeamento do processo

Depois de definir qual processo é necessário aprimorar, documente cada etapa usando um fluxograma ou outra ferramenta que mostre as fases do processo visualmente. 

É importante explorar cada fase em detalhes, pois alguns processos podem conter sub etapas que você não conhece. Além disso, consulte pessoas que usam o processo regularmente para garantir que certas tarefas importantes não sejam esquecidas.

Análise do processo

Use seu fluxograma ou diagrama para investigar os problemas dentro do processo. Considere as seguintes perguntas:

  • Onde os membros da equipe ou os clientes ficam frustrados?
  • Qual destas etapas cria um gargalo ?
  • Onde os custos aumentam e / ou a qualidade diminui?

Para analisar os processo, utilize o diagrama de causa e efeito ou a abordagem dos  “5 porquês” para rastrear o problema até suas origens. Afinal, se você apenas corrigir os sintomas, os problemas continuarão.

Redesenhe o processo, se necessário

Nesta fase, o mais indicado é envolver todos os membros que trabalham com os processos a serem redesenhados. Assim, cada um pode contribuir com ideias e até vale envolver clientes e fornecedores para chegar a um modelo de processo mais eficaz.

Então, depois da redefinição dos processos empresariais, revise-os, teste-os, analise seus efeitos. Se os resultados forem positivos nos testes, a próxima etapa é implementar e comunicar os novos processos de negócios a todos os gestores e colaboradores. 

E lembre-se: será sempre necessário melhorar a maioria dos processos de negócios em algum momento. Afinal, novas metas, novas tecnologias e até as mudanças naturais no ambiente de negócios podem fazer com que os processos estabelecidos se tornem ineficientes ou desatualizados.

Este artigo da ZR Consultoria Financeira empresarial esclareceu suas dúvidas? Entre em contato com os nossos consultores e saiba como uma equipe especializada em gestão empresarial e financeira pode auxiliar na melhoria de processos em sua empresa!

José Rubens
José Rubens

José Rubens Alvarez é um economista especializado em controladoria e Curso de Gestão Financeira. Atualmente é o sócio/administrador da ZR Consultoria.

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